Tips om kriskommunikation vid händelser

Krisinformation.se förmedlar myndigheters information om kriser som drabbar samhället. Här finns några råd om vad man som ansvarig myndighet kan tänka på, när man vid samhällsstörningar och kriser kommunicerar med allmänheten via webb och sociala medier.

Var tydlig med var allmänheten kan hitta information

Använd webbplatsens startsida som en samlingsplats för kommunikation vid händelser och kriser. Hänvisa gärna också till Sveriges Radio P4 och andra ansvariga aktörer som informerar om händelsen ifråga.

Använd sociala medier

Komplettera informationen på webbplatsen med närvaro och dialog på Facebook och Twitter. Då kan ni också besvara frågor och nå ut till fler genom att följare delar era inlägg. Det kan vara bra att vara aktiv i flera olika sociala kanaler, för att nå olika målgrupper och ha redundans.

Svara brett

Får ni många liknande frågor i sociala medier, e-post eller på telefon kommer ni under en händelse troligen inte hinna besvara alla enskilt. Försök då att införliva svaren på frågorna i den generella information som ni går ut med på webbplatsen, i pressutskick och i era statusuppdateringar och inlägg i sociala medier. Tids nog kan ni ge alla frågeställare ett svar individuellt och tacka för att de hörde av sig.

Anpassa talsvar och autosvar

Anpassa talsvar och autosvar genom att berätta om den rådande situationen och förklara att svar på icke akuta ärenden kan dröja.

Informationsnummer

Om ni hänvisar till ett informationsnummer, tänk då på att det i Sverige finns ett generellt informationsnummer för olyckor och kriser, SOS Alarms nummer 113 13. Även polisens nummer 114 14 används ibland och kommuner kan sätta upp egna. Det kan lätt bli många telefonnummer att hålla reda på.

Signalera tidigt

Vid en eskalerande händelse är det bra att så tidigt som möjligt signalera att ni arbetar med händelsen, för att minska antalet frågor. Uppdatera regelbundet, även om det inte finns någon ny information. På så vis gör ni det tydligt att ni kommer gå ut med ny information när det finns någon. Upprepa viktiga budskap så länge de gäller.

Samordna kommunikationen

Det är viktigt att tidigt i en händelse, framförallt när många olika aktörer är inblandade, försöka samordna kommunikationen via exempelvis en telefonkonferens.

Håll webbplats och sociala medier uppdaterade

Håll kanalerna uppdaterade allt eftersom händelsen utvecklar sig. Se löpande över innehållet så att det är aktuellt och riktigt. Medier, privatpersoner och andra aktörer kommer att hjälpa till att sprida informationen. Kommunicera också när ni inte har svar på frågorna Ibland finns det inga svar på de viktigaste frågorna. Men det finns ofta bra anledningar till att kommunicera ändå – för att signalera närvaro, bemöta rykten och påståenden, be folk om lugn och tålamod eller för att sprida tips om hur man bäst hanterar en oviss eller osäker situation.

Var källkritisk och medverka inte till ryktesspridning

Tänk på att det i alla allvarliga händelser kan spridas obekräftade och osanna uppgifter. Krisinformation.se och MSB har tagit fram material om vad man bör tänka på för att motverka detta. Se länkar på denna sida.

Uppdaterades